【保存版】有給休暇にまつわる疑問の解消と基本対応。



年次有給休暇(以降、有給休暇)は、出勤日に労働を免除する制度です。

有給休暇を付与する対象者と、付与する日数は法令等により定められています。

従業員は有給休暇を取得した日にも賃金が支払われます。


2019年4月、有給休暇の改正がありました。有給休暇の年5日の取得義務化です。

有給休暇が年10日以上付与される従業員に休暇を5日以上取得させることは、人手不足が深刻な中小企業にとっては人員配置や管理面で負担の大きな改正となりました。


しかし有給休暇取得は、法律で定められた従業員の権利です。

今回の記事では、改めて有給休暇の基本を解説します。

長い記事ですが、保存版としてお役立てください。



有給休暇を付与する対象者


有給休暇を付与する対象者は、正社員、パート、アルバイトなどの雇用形態に関係なく、以下のいずれにも該当する従業員です。


①入社して6か月を経過している

②有給休暇の付与日前の1年間(初回は半年間)の全労働日の8割以上を出勤している


要件②の「8割以上の出勤率」は、以下の計算式で算出します。


出勤率は、「日」単位で計算するため、遅刻や早退した日は出勤した日とします。

また、実際の出勤日数には、以下の出勤したとみなす日も含めて出勤率を算定します。


【出勤したとみなす日】

・有給休暇を取得した日

・業務中の労災で休業した日

・産前産後の休業を取得した日

・育児休業、出生時育児休業、介護休業を取得した日


出勤予定日数から除く日にも注意が必要です。


【出勤予定日数から除く日】

・企業の都合により休業した日

・休日出勤をさせた日(法定休日、企業で決めている休日)

・正当なストライキ、その他の正当な争議行為により労務が全くなされなかった日



付与日数と保有について


有給休暇の付与日数は、入社してからの継続勤務年数によって異なります。

入社後6か月経過した翌日が、はじめての有給休暇の付与日です。

以降、初回付与日が基準日(この記事では、付与基準日とします。)となり、1年ごとに付与日数が増えていきます。


付与日数は、正社員と所定労働日数が少ないパート・アルバイト等で異なります。

原則の付与日数となる正社員に対し、所定労働日数が少ないパート・アルバイト等の付与日数は、所定労働日数に応じて比例付与されます。


また、有給休暇の時効は2年です。

業員は、前年度分の未使用分と本年度に付与された有給休暇を足した日数を保有することになります。


【正社員(原則)】


正社員以外であっても、以下1つ以上該当する場合は上記の表をご覧ください。

・週の所定労働日数が5日

・週の所定労働時間が30時間以上

・年間の所定労働日数が217日以上


【所定労働日数が少ないパート・アルバイト等(比例付与)】


以下のすべてに該当する場合は、上記の「週の所定労働日数」の欄をご覧ください。

・週の所定労働日数が4日以下

・週の所定労働時間が30時間未満


また、所定労働日数が少ないが、週の所定労働日数が決まっていない働き方をする場合は、上記の「1年間の所定労働日数」の欄をご覧ください。


原則、有給休暇の付与時点で予定されている今後1年間の所定労働日数に応じた日数で判断します。

しかし、月や季節によって勤務シフトがさまざまで、予定されている所定労働日数を算出しがたいときがあります。そ

のようなときは有給休暇の付与直前の実績を考慮して算出することとして差し支えありません。



有給休暇を取得したときの賃金


有給休暇の賃金は、以下の3つから選択できます。どの計算方法で支払うかを決めたら、就業規則に記載します。


①その日に働く予定だった通常の賃金

②平均賃金

③(社会保険に加入している場合)標準報酬日額


有給休暇の賃金では①がよく使われます。

月給であれば、有給休暇を取得した日は賃金控除をしません。

時給のときは「出勤していれば勤務していた時間 × 時間給」になります。


②の平均賃金は、過去3か月間に支払った賃金を合計し、その期間の歴日数で割って計算します。

時給制の従業員のときは、AまたはBのどちらか高い方になります。


 A 賃金総額/歴日数

 B 賃金総額/労働日数×60%


③の標準報酬日額は、健康保険で決められている報酬月額を1/30した金額です。

こちらの方法を選択するためには企業と従業員代表者と労使協定書(有給休暇の賃金に関する協定書など)を結ぶ必要があります。

社会保険に加入していないアルバイト・パート従業員には使えません。



有給休暇の管理方法


有給休暇の管理は、有給休暇管理簿(任意書式)で行います。

企業には有給休暇管理簿の作成と保管義務付けられており保管期間は、有給休暇を付与した期間および期間満了から5年(当分の間3年)です。


有給休暇の取得や付与を行った場合は、都度、有給休暇管理簿に記録します。

有給休暇は、労働基準監督署の定期調査で調査項目のひとつとなることも多いため、日頃から適正に管理することで、調査時にも焦らず準備ができます。


【有給休暇管理簿に必要な記載項目】

・付与基準日(従業員に有給休暇を付与した日)

・取得日数(従業員が有給休暇を取得した日数、半日休暇、時間単位も含む)

・取得時季(従業員が有給休暇を取得した日付)


必要なときにいつでも出力ができる状態であれば、勤怠管理システム上で管理を行っても差し支えありません。

また、勤怠管理システムを利用する場合、上記の記載項目が必ずしも同じ帳票内で表示されている必要はありません。

必要な記載項目を出力し組み合わせて確認できる状態であれば、有給休暇管理簿を作成していると認められます。

参考・ダウンロード|福井労働局『年次有給休暇管理台帳』


有給休暇にまつわる疑問を解消


よくある疑問と対応をご紹介します。


1 パートタイマーが付与基準日直前で正社員に変更になったときの付与日数

有給休暇は、付与基準日時点の所定労働日数で付与日数を判断します。

出勤率を判定する有給休暇の付与基準日前の1年間がパートタイマーで、所定労働日数が少なかったとしても、付与基準日時点で正社員であれば原則の付与日数の表を適用します。


2 有給休暇の取得は、前年度分と本年度分どちらから取得するか

有給休暇の取得のとき、前年度分と本年度分のどちらから消化させるかは、企業が定めるルールによります。

多くの企業は前年度分から消化するというルールをとっています。

就業規則に記載をすれば本年度分(後に付与されたもの)から消化することもできます。


3 有給休暇の買取りはできるか

有給休暇の目的は、従業員が仕事を離れ、心身の疲労の回復などを行えることにあります。そのため、有給休暇の取得を阻害する有給休暇の買い取りは原則できません

ただし、以下の買い取りは法令等に違反するものではないとされています。


①法定を超えた日数の有給休暇

②退職時に消化できなかった有給休暇

③有給休暇の付与日から2年経過し時効で消滅した有給休暇


買い取るかどうか、買い取ったときの金額は企業が自由に決められます。

➂については、毎年付与される有給休暇を取得しない従業員が増え、有給休暇の目的から外れてしまう可能性が高くなるのでおすすめしません。


4 付与基準日より前に有給休暇の前借りはできるか

付与基準日より前に有給休暇の前借りできません

前借りした有給休暇の日数を付与基準日に付与される有給休暇から差し引くと法令違反になります。

前借りに似たような言葉に「前倒し」があります。

有給休暇を付与基準日より前倒しにして付与することはできます。

有給休暇の前倒しを行ったときの1年間の付与基準日は、前倒しを行った日になります。


5 有給休暇の申請のとき理由を必ず提出させることはできるか

有給休暇の理由を必ず提出させることはできません

有給休暇は従業員の権利のため、取得理由によって企業が取得できるかを判断したり、理由を強制することはできません。

しかし、理由を聞いてはいけないわけではないため、有給休暇申請時に理由欄を設けることは問題ありません。



有給休暇を取得しやすくするための取り組み事例


有給休暇を取得しやすくするための方法をご紹介します。


【半日単位年休の導入】

有給休暇は、1日単位での取得が原則です。1日とは午前0時から24時を指します。

法令等上、半日単位で付与する義務はありませんが、企業が就業規則で半日休暇の運用を認めることで、短時間で利用したい従業員の有給休暇の促進に繋がります。


半日単位年休を導入するときは「半日」の基準は企業が決めることができます。以下、参考にしてください。


・1日の所定労働時間を按分する方法(例:9:00~13:00、14:00~18:00)

・正午を半休の境として決める方法(例:9:00~12:00、13:00~18:00)


また、有給休暇の年5日の取得義務日数にも0.5日として含めることができます


【時間単位年休の導入】

半日単位年休と同じく、法令等上、時間単位で付与する義務はありませんが、労使協定を締結すれば、年5日の範囲内で時間単位での取得が可能となります。


半日単位よりもさらに短い単位での利用が可能となるため、通院や学校行事などを必要とする従業員に喜ばれます。


ただし、有給休暇の年5日の取得義務日数には含めることができませんのでご注意ください。


就業規則や労使協定の締結については、以下を参考にしてください。

参考|厚生労働省『時間単位の年次有給休暇制度』


【計画的付与の導入】

計画的付与とは、企業が前もって計画的に休暇取得日を割り振りし有給休暇を取得させることを指します。


労務管理面でも計画的に有休消化が進むというメリットがあり、従業員はためらいを感じることなく休暇を取得できます。


計画的付与は、従業員の付与日数から5日を除いた残りの日数を対象にできます。

企業全体の一斉付与、交代制、個人別付与方式などがあります。

夏季や年末年始に計画的付与を組み合わせ、大型連休とすることもできます。


(出典)厚生労働省『年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説』P14


計画的付与の導入時には、就業規則の変更や労使協定の締結が必要になります。

以下を参考にしてください。

参考|厚生労働省『年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説』P18


【取得推奨日の設定】

有給休暇を取得しにくい環境で、休むことをためらう傾向がある従業員がいる場合は、取り組みの一つとして、企業が有給休暇の取得推奨日を設定することもおすすめです。


(有給休暇の取得推奨日 例)

・夏季休業や年末年始休暇の前後

・暦日の関係で休日が飛び石となっているとき、休日の間にある平日

・企業の閑散期の土曜出勤日

・従業員や配偶者、扶養家族の誕生日をアニバーサリー休暇とし推奨する など


【付与基準日の統一】

法令等では、入社後6か月経過した翌日が有給休暇の付与基準日になります。

従業員ごとに入社日が異なるため、従業員数が多い企業では有給休暇の取得状況の管理が大変です。

全社的に付与基準日を統一すれば、統一的な有給管理が可能となります。

また部署ごとの取得計画や実施状況を確認しやすくなるため、取得できていない従業員がいるときは、所属長への確認や改善がしやすくなります。


(付与基準日の統一 例)

・年始(1月1日)

・年度初め(4月1日)

・企業カレンダーの初日

・企業の給与計算期間(勤怠)の初日 など


付与基準日を統一するときは、就業規則の変更が必要です。

また統一した初年度のみ、有給休暇の年5日の取得義務化のカウント方法が異なりますのでご注意ください。

参考|厚生労働省『年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説』P9


まとめ


有給休暇の取得が進んでいる企業は、人員配置の面での業務効率化や業務の属人化の解消、チーム内情報共有などの取り組みも同時に進められていることが多いでしょう。

有給休暇を取得しやすい職場は、仕事と生活のバランスが取りやすく、従業員の定着にも繋がります。

記事を参考に、有給休暇の管理方法の確認と、企業の有給休暇の取得率向上にお取り組みください。